Mimo że nowoczesne technologie, otwarte przestrzenie biurowe i dogodne dla pracownika godziny pracy mają wiele zalet, stwarzają również nowe wyzwania dla korporacji. Dystraktory, rozpraszacze są wszędzie i to one będą właśnie najbardziej Ci przeszkadzać. Jako specjalista od zdrowego stylu życia w korporacji, dostrzegam wiele dystraktorów, a czynniki rozpraszające mogą odciągać pracowników od ich produktywnej pracy, dokładnego i profesjonalnego wykonywania obowiązków służbowych oraz wprowadzać chaos w trakcie wykonywania powierzonych obowiązków służbowych. Niżej omówimy niektóre z nich, dostarczając praktycznych rozwiązań, które pomagają w zarządzaniu tymi dystraktorami, aby poprawić wydajność i samopoczucie Twoje i Twoich podwładnych w miejscu pracy.
W otwartych przestrzeniach biurowych, hałasy i zakłócenia są nieuniknione, mogą dostarczać wiele bodźców sensorycznych, wywołując Twój dyskomfort i uprzykrzać warunki pracy. Dzwoniący telefon, stukanie klawiatury, brzdęknięcia drukarki, stare, skrzypiące meble biurowe, dźwięk innego sprzętu biurowego w miejscu pracy mogą być przyczyną złego samopoczucia. Wszystko to razem tworzy tło, które może rozpraszać i wyłączać skupienie w trakcie pracy. Wykorzystanie zasady, by pracować z redukcją szumów, ustanowienie zasady ciszy czy też regulacja poziomu głośności w urządzeniach, to może pomóc w radzeniu sobie z negatywnymi skutkami rozproszenia w miejscu pracy.
W pracy ważny jest też aspekt wydajności, duży poziom skupienia i optymalna dyspozycja… jeśli czujesz, że styki się palą, odpocznij! Coraz więcej korporacji stawia na chill room, może nie jesteś pilotem NASA albo kontrolerem lotów, ale Twoje zdrowie psychiczne jest istotne z perspektywy działań i realizacji celów całej firmy.
Więcej info: Chillout room
Smartfony, komputery, powiadomienia e-mailowe i media społecznościowe mogą być solidnym dystraktorem. Ciągłe powiadomienia mogą przerywać pracę, a nieustanne sprawdzanie przepływu informacji w telefonie może powodować działanie, które trudno jest przełamać. Kluczem do zarządzania tym dystraktorem jest ustanowienie granic – na przykład konkretne momenty na sprawdzanie e-maili i mediów społecznościowych, a także wykluczenie tego rozpraszacza podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
Kto z nas nie rozpoczyna dnia pracy od kubka kawy? Niby odpowiedź jest prosta, a jednak… zdarza się, że tego nie zrobimy i cały dzień ciągnie się za nami kawa, albo fajek. Jest to także okazja do dodatkowej przerwy. Nie odpowiednie zarządzaniem tym aspektem może stać się dystraktorem. Zbyt wcześnie przerwa może negatywnie wpłynąć na przepływ pracy, a zbyt wiele spotkań może spowodować poczucie utraty czasu, który można by wykorzystać na inne zadania. Efektywne zarządzanie czasem, w tym rozróżnianie zadań i asertywność, umiejętność powiedzenia „nie” oraz ograniczanie spotkań do racjonalnego minimum, mogą pomóc w zmniejszeniu wpływu tych rozpraszaczy.
Współpracownicy mogą być jednym z głównych źródeł dystrakcji, szczególnie jeśli nie mają oni odpowiedniego szacunku dla przestrzeni i czasu innych. Otwarte biuro. Niezamierzone rozmowy, rozmowy telefoniczne lub po prostu zbyt duża mnogość bodźców mogą przerywać koncentrację i odciągać od obowiązków pracowniczych. Pracując z klientami, musisz mieć porządek, biuro to Twoja wizytówka. Budowanie kultury szacunku i świadomości w miejscu pracy zespołu, w których każdy zna swoje granice, może pomóc.
Szefowie mogą być dystraktorem na wiele sposobów. Mogą to być niespodziewane, niejasne komunikaty, ciągłe wtrącanie się i nadmierne monitorowanie lub brak jasnych oczekiwań. W tych sytuacjach warto poprawić komunikowanie swoich potrzeb i granic, jak również ustanowić regularny plan spotkań, na których można omówić bieżące cele i oczekiwania.
Brak organizacji, poszczególnych osób, jak pracy zespołowej, może prowadzić do chaosu i dystrakcji w trakcie wykonywania służbowych obowiązków. Niejasne zadania, brak zewnętrznych terminów i oczekiwań, a także bałagan na biurku może powodować obniżoną wydajność pracy. Wdrożenie systemów organizacji, takich jak zarządzanie zadaniami, organizacja przestrzeni roboczej czy skuteczne zarządzanie czasem mogą przynieść wiele korzyści dla Twojej organizacji.
Zwróć uwagę, aby wszystkie niezbędne rzeczy służące realizacji Twoich celów były pod ręką. Długopisy, linijki, korektor i inne gadżety zawsze powinny być poukładane w organizerach. Notes, kartki i koszulki mogą mieć swoją własną szufladę, swoje środowisko pracy musisz maksymalnie zoptymalizować pod siebie.
No i największy problem przed nami, czyli jak to wszystko poukładać, skupić się w ramach pracy zdalnej. Działanie w warunkach domowych może przysparzać wielu trudności. Nie masz dostępu do dokumentów, czasem potrzebujesz zgody albo aprobaty na wykonanie pewnej czynności a e-mail nie dochodzi. Domowe łącze internetowe także może utrudniać pracę zdalną, oraz, co więcej, skutecznie wydłużać jej czas. A może masz zwierzęta, szczekają, miauczą, zaczepiają, to Cię również będzie odciągać od produktywnej pracy zdalnej. No i dzieci, szczególnie w okresie wakacyjnym mogą być uporczywym dystraktorem.
No i pamiętaj o ergonomii, stwórz własne środowisko pracy!!!
Pamiętaj, że każdy z nas jest inny i to, co dla jednej osoby jest dystraktorem, dla innej osoby może nim nie być. Kluczem jest zrozumienie, co dla Ciebie działa, i zastosowanie strategii zarządzania, które pomoże Ci utrzymać skupienie i zwiększyć produktywność w miejscu pracy.